Se si vuole fare in modo che durante l'emissione di un movimento di magazzino o di fatturazione, esso passi prima al vaglio di un responsabile vi sono due casi:

1) caso in cui si voglia sottoporre ad approvazione l'emissione di un particolare tipo di documento (ad esempio gli ordini a fornitori o i movimenti di consegna di merce), operare in questo modo:

- nel caso di movimenti di magazzino recarsi in Configurazione > Magazzino > Causali di magazzino

- nel caso di Movimenti di Fatturazione, recarsi in Configurazione > Amministrazione > Causali di fatturazione

quindi modificare le causali da sottoporre ad approvazione indicando nel campo posto in fondo al modulo "Richiedi autorizzazione a" indicando il nominativo del reponsabile, scegliendole dalla tendina.

In questo modo l'emissione del documento sarà soggetta a preventiva approvazione da parte del responsabile. 

2) caso in cui si voglia sottoporre a preventiva autorizzazione amministrativa l'emissione di un documento di magazzino o di fatturazione.

Un esempio può essere la consegna di merce (quindi un movimento di magazzino del genere Buono di consegna o DDT a cliente) a clienti che abbiano partite debitorie pregresse.

Recarsi in Configurazione ai medesimi indirizzi indicati nel caso precedente, e settare il campo "richiedi autorizzazione amministrativa" scegliendo il nome del responsabile dalla tendina.

Questo settaggio, comporterà che durante la creazione del movimento, il sistema confronterà il valore del movimento stesso, con l'eventuale saldo debitorio del cliente.

Il saldo debitorio sarà a sua volta confrontato con l'eventale affidamento che è stato concesso al cliente. Ove l'affidamento fosse stato superato o non fosse mai stato inserito, il movimento risulterà bloccato, in attesa che il responsabile agisca per autorizzarlo.

Esempio di movimento bloccato in attesa di autorizzazione da parte di un responsabile

Esempio di movimento che risulta lavorabile in quanto il saldo del cliente e l'importo del movimento rientrano entro il fido.

Entrambi i metodi, avvisano il responsabile via email o via chat.

L'autorizzazione può avvenire, sia cliccando sull'apposito link inserito nell'email (ottimo soprattutto per quei responsabili che operano in mobilità - in tal caso verificare attentamente che i messaggi non giungano nelle cartelle spam della posta), o accedendo alla maschera di Magazzino > Movimenti o Contabilità > Fatturazione e cliccando su [APPROVA].

E' evidente che alcuni movimenti potrebbero essere comunque approvati finanziariamente anche in presenza di sforamento del fido: si tratta ad esempio delle consegne merce con pagamento per contanti.

Per evitare che anche questi movimenti vengano bloccati - sebbene la modalità d pagamento sia "certa", è sufficiente recarsi in Configurazione > Magazzino > Modalità di pagamento, ed attribuire alle modalità di pagamento identificate il parametro "Autorizzato".