Lo scontrino pagato con un buono pasto costituisce un credito verso l'azienda emittente e un ricavo non incassato.

L'incasso, infatti, avverrà solo a seguito dell'emissione della fattura all'emittente del buono, evento che in genere avviene il mese successivo (comunque entro sei mesi).

Anche l'iva di questi scontrini rimane sospesa e può essere contabilizzata nel mese di emissione della fattura e non del mese di emissione dello scontrino.

L'esercente di un ristorante, tavola calda, bar o supermercato dove il lavoratore si reca per consumare il pasto o acquistare generi alimentari pronti all'uso, è tenuto ad effettuare le registrazioni contabili nei due seguenti momenti:

• al momento della somministrazione del pasto o dell'acquisto dei generi alimentari pronti all'uso;

• al momento dell'emissione della fattura nei confronti della società emettitrice.

Facciamo un esempio concreto. Il ristorante "Al porto" nel giorno 15 giugno ha riscosso 2 buoni pasto da 10,00 euro per il pagamento di un pasto dello stesso importo.

Al momento del pagamento da parte dei clienti, l'esercente emette uno scontrino dello stesso valore del buono con la dicitura "corrispettivo non incassato". Nell'importo indicato sullo scontrino è compresa anche l'IVA al 10% che dovrà essere versata dall'esercente solo quando quest'ultimo avrà emesso la fattura nei confronti della società emittente al fine di ottenere il pagamento dei buoni pasto (risposta a interpello dell'Agenzia delle Entrate n. 394/2019).

A fine giornata viene registrata una scrittura di sola memoria (che non movimenta quindi né i conti di ricavo né i conti di iva a debito) ma che serve ad evidenziare a bilancio le somme che l'esercente ha incassato tramite buoni pasto ma che non sono stati ancora liquidati dalla società emittente.

La scrittura può essere del tipo:

L'emissione della fattura al gestore dei buoni pasto avviene in genere sulla piattaforma del gestore stesso.

Il totale che l'esercente andrà a fatturare sarà pari al Ricavo non incassato meno le commissioni del gestore che, in effetti, costituiscono il costo del servizio.

Per emettere la fattura, si dovrà disporre del numero di tale fattura: lo si ricava da Innoova Erp dall'ultima emesssa. Può essere comodo prevedere un sezionale specifico.

Quando l'emittente avrà emesso la fattura (in nome e per conto dell'esercente) essa sarà disponibile nel cassetto fiscale dal quale sarà possibile scaricare il file XML ed importarlo su Innoova Erp per poter procedere alla contabilizzazione.

Alcuni gestori, non forniscono una piattaforma per emettere le fatture, ma forniscono i dati di fatturazione. In questi casi, la fattura potrà essere emessa direttamentte da Innoova Erp dispondendo delle informazioni di fatturazione che potranno essere fornite dal gestore dei buoni pasto.

Una volta emessa la fattura, servirà contabilizzarla e per farlo occorrerà eseguire le seguenti scritture:

Mettiamo il caso che in un mese il ristorante abbia incassato 100 buoni pasto del valore di 10 euro ognuno. Il calcolo della fattura, e di conseguenza dell'importo dovuto dalla società emittente avviene in questo modo:

La registrazione della fattura in contabilità rileverà quindi:

• il credito verso la società emittente;

• la rilevazione delle commissioni di incasso;

• l'IVA esigibile calcolata sull'imponibile della fattura emessa;

• la rilevazione del conto di ricavo;

C'è anche un secondo metodo che consente di esporre in maniera più evidente il costo delle commissioni di incasso. In questo caso la voce ricavi deve essere aumentata dell'importo delle commissioni

In entrambi i casi, subito dopo l'emissione della fattura si procede allo storno della scrittura di sola memoria.