Censimento articoli: generalità sul processo di implementazione delle anagrafiche di magazzino        1

Caso: articoli acquistati al singolo pezzo e venduti o consumato al singolo pezzo, senza distinta base        3

Censimento articoli: generalità sul processo di implementazione delle anagrafiche di magazzino

Censire gli articoli di magazzino è la prima cosa da fare per implementare la gestione di magazzino.

Per farlo è essenziale creare una Lista di articoli da censire (nel seguito Lista), ossia, la lista completa degli articoli movimentati in scarico (per vendita, acquisto, spostamento, produzione, consumo, ecc.) su ciascun deposito dell’azienda per il quale sarà necessario gestire la movimentazione. Chiaramente, alcuni articoli potrebbero essere “trasversali”, ossia da movimentare in modo identico su più depositi. In questo caso la scelta di creare articoli separati è meramente facoltativa e li consiglio è di non farlo ma, di utilizzare una referenza solamente sulla quale registrare tutta la movimentazione su tutti i depositi nei quali questa transita.

Faranno quindi parte della Lista:

• gli articoli del Listino di vendita / Menu e quindi che saranno scaricati per vendita;
• gli articoli che possono essere spostati da un deposito all’altro e quindi scaricati per spostamento interno;
• gli articoli che non fanno parte dei gruppi precedenti, ma che verranno consumati nel corso delle attività (articolo “consumabili”), come i detersivi, ecc;

Composta la Lista, il processo di creazione degli articoli (censimento) deve procedere scorrendola articolo per articolo, considerando che il censimento di un articolo porterà ricorsivamente al censimento di altri articoli, ossia:

• eventuali unità di imballo da usare per gli acquisti o per movimentazioni interne;
• articoli componenti dell’eventuale distinta base dell’articolo della Lista;
• articoli componenti dell’eventuale distinta base e dotati anch’essi di distinta base (semilavorati) per il cui censimento, chiaramente, sarà necessario creare la distinta base e, quindi, ricorsivamente, censire tutti i componenti di questa.

Procedendo in questo modo, globalmente, il lavoro di censimento di tutti gli articoli della Lista di articoli da censire procederà per cicli di compimento successivi: inizio a censire l’articolo della Lista, procedo con il censimento di tutti gli articoli della sua distinta base , nel farlo, censisco eventuali semilavorati (e quindi i componenti delle loro distinte base), degli eventuali imballi necessari e, terminato il tutto, posso passare all’articolo successivo.

Scorrendo la Lista di articoli da censire, si possono riscontrare casi tipici come:

• Caso 1: articoli acquistati al singolo pezzo e venduti o consumato al singolo pezzo, senza distinta base
• Caso 2: articoli acquistati all’imballo e venduti o consumato al singolo pezzo imballato, senza distinta base
• Caso 3: articoli ordinati all’imballo ma acquistati al singolo pezzo, senza distinta base
• Caso 4: articoli con distinta base oggetto di movimentazione di produzione
• Caso 5: articoli con distinta base oggetto di sola movimentazione di vendita o consumo

dove, nelle descrizioni sintetiche di cui sopra:

• dire che un articolo è “acquistato” al singolo pezzo / all’imballo significa che il prezzo di acquisto rilevabile nella fattura di acquisto del fornitore è riferito al singolo pezzo / all’imballo: ad esempio, la lattina di coca cola è acquistata all’imballo, perché il prezzo di acquisto è riferito alla confezione da 24 lattine mentre, una bottiglia di champagne è acquistata al pezzo perché il prezzo di acquisto è riferito alla singola bottiglia;
• dire che un articolo è “venduto al singolo pezzo” significa che, anche quando questo sia acquistato all’imballo, la sua movimentazione di vendita o di consumo avviene al singolo pezzo: anche in questo caso, l’esempio della lattina di coca cola è calzante;
• dire che l’articolo con distinta base è oggetto di movimentazione di produzione, significa che il suo carico potrà essere garantito non solo da movimenti di acquisto, ma anche da carichi di produzione (tipicamente lottizzata) al seguito dei quali verrà registrato contestualmente lo scarico delle dei componenti della sua distinta base;
• dire che l’articolo con distinta base è oggetto di sola movimentazione di vendita significa che non sarà mai caricato a magazzino e il suo scarico per vendita o consumo genererà lo scarico dei componenti della sua distinta base: tipico esempio è la pizza margherita, per la quale la registrazione di un movimento di vendita o consumo determinerà non lo scarico della sua giacenza, bensì lo scarico delle materie prime che la compongono (la farina, il lievito, la mozzarella, la salsa, l’olio, ecc.).

Per ciascuno dei casi di cui sopra, sono disponibili specifiche istruzioni operative che verranno spiegate nel seguito.

Le indicazioni soprastanti, insieme alle istruzioni operative, sono sufficienti per iniziare  e concludere un percorso di censimento delle anagrafiche basato su una Lista di articoli da censire, ferma restando la possibilità, in caso di necessità, di contattare il proprio Erp specialist di riferimento per supporto.

Per potere procedere al censimento / creazione degli articoli di magazzino, gli addetti che si occuperanno di eseguire il lavoro per conto del cliente dovranno avere:

• tutte le distinte base (componente/ingrediente e quantità di consumo al lordo di scarti o altre causali di perdita peso) degli articoli presenti nella Lista e degli eventuali semilavorati da censire
• i documenti necessari a ricavare le seguenti informazioni:

• codice attribuito dai fornitori alle materie prime acquistate
• descrizione attribuite dai fornitori alle materie prime acquistate
• prezzi unitari applicati dai fornitori alle materie prime

Nel corso del processo di censimento delle anagrafiche, potranno essere necessarie altre informazioni di carattere operativo e, pertanto, gli addetti che si occuperanno di eseguire questo lavoro dovranno avere la possibilità di rilevare tali informazioni presso gli addetti impegnati nelle operazioni quotidiane per il riordino merce, le attività di censimento della produzione, inventario, ecc.

Il lavoro di censimento delle anagrafiche è un lavoro di produzione di dati (creazione del database) ma anche di formazione del personale addetto a tale mansione, il quale dovrà essere a regime in grado di lavorare autonomamente e secondo le logiche corrette sul software. Si tratta di un lavoro di formazione on the job che ha quindi lo scopo di creare i dati e formare il personale addetto alla mansione di responsabile delle anagrafiche di magazzino.

La procedura di censimento consigliata è quella che prevede la loro creazione direttamente sul software, ma spesso i clienti richiedono di potere lavorare su file excel e importare il database. Quest’ultima azione è fattibile, ma è consigliabile fare in modo che la compilazione del file inizi solo dopo che sia verificato che l’addetto abbia pienamente compreso quali sono le logiche di censimento, le quali dovranno poi essere identicamente adottate per compilare i dati sul file excel. Tipicamente, per ciascuno dei casi operativi esposti nel seguito, l’ERP specialist farà vedere per una singola anagrafica come si procede lavorando su dati reali forniti dall’addetto del cliente, chiedendo a conclusione che l’addetto immediatamente si metta in autonomia a produrre un altro dato. Questa attività l’addetto del cliente la svolge in autonomia da solo avendo a disposizione il dato creato dall’erp specialist e potendo confidare nelle spiegazioni riportate nelle istruzioni sottostanti, oltre che in documentazione video. Eseguito il censimento della referenza (una sola), l’addetto chiede all’erp specialist di controllare. L’erp specialist controllerà e, se tutto sarà corretto, chiederà all’addetto di continuare per altre referenze (al massimo 5). Segue un’altra richiesta di controllo. Se tutto ok, l’erp specialist confermerà che l’addetto è competente per il caso operativo in questione e procederà a spiegare come si procede per un’altro caso operativo. Iterata questa procedura per tutti i casi operativi, l’erp specialist potrà certificare la competenza dell’addetto.

Completato l’iter di certificazione, l’erp specialist mostrerà come riportare i dati creati su procedura sul file excel: in questo modo spiegherà molto operativamente la corrispondenza tra il dato presente nel tracciato e il dato presente su procedura. Farà questo per un singolo dato e chiederà poi all’addetto di riportarne un secondo (uno solo). L’addetto chiederà poi un controllo e l’erp specialist, dopo avere verificato che tutto è corretto, procederà a chiedere all’addetto di riportare altri dati (massimo 5 altre referenze). Seguirà un secondo controllo all’esito positivo del quale l’erp specialist confermerà che l’addetto è competente per quanto riguarda la compilazione del tracciato di importazione dati per il caso operativo 1. Ovviamente questo processo, come visto in precedenza, procede per casi operativi e alla fine l’erp specialist potrà certificare che l’addetto è in grado di creare un file tracciato da importare.

Terminato il lavoro di creazione del file, l’erp specialist fornirà le istruzioni per eseguire l’importazione tramite istruzioni operative e video: la prima importazione, in ogni caso, sarà curata dall’erp specialist.

Rimane chiaro che l’erp specialisti non potrà essere coinvolto in attività di controllo massivo delle anagrafiche articolo create (per censimento sul software o per importazione), avendo solamente il compito di formare il personale e certificarne la formazione.

In ogni caso, l’erp specialist spiegherà che, censito un articolo, l’addetto dovrebbe volta per volta eseguire dei test, in modo da potersi autocertificare la qualità del lavoro fatto.

Nel Caso 1, banalmente, nel modulo Movimenti, basterà eseguire un movimento di carico e uno di scarico sull’articolo. Ci si dovrà attendere che i movimenti incrementino e decrementino correttamente le giacenze.

Nei Casi 2 e 3, nel modulo Movimenti, basterà eseguire un movimento di carico usando ogni unità di imballo eventualmente censita e un movimento di scarico usando l’anagrafica dell’articolo imballato. Ci si dovrà attendere che i movimenti di carico incrementino le giacenze in modo coerente al prodotto tra Quantità di imballi presenti nel movimento moltiplicato per la Quantità di legame (quantità di prodotto imballato presente nell’imballo, valore predefinito presente nella scheda di anagrafica di censimento dell’unità di imballo). Il movimento di scarico, invece, dovrà scaricare la quantità di imballato lasciando inalterato l’imballo.

Nel Caso 4, verificata che nella scheda anagrafica dell’articolo, in corrispondenza della tab Produzione il parametro Scarica prodotto finito sia valorizzato su Si e il parametro Scarica componenti sia valorizzato su No, si potrà registrare una movimentazione di carico dei lotti dei componenti della distinta base dell’articolo, in modo da creare una giacenza sufficiente per potere eseguire una movimentazione di produzione (scarico materie prime per produzione e conseguente carico lotto del prodotto). Il risultato atteso è la creazione del lotto del prodotto e la presenza nella sua tracciabilità degli scarichi delle materie prime. Queste verifiche vanno fatte nel modulo Lotti e tracciabilità.

In tutti i casi, occorrerà verificare che i movimenti di carico generino correttamente il carico del valore (quantità caricata per valore unitario al costo) della merce caricata.

Nel caso 5, dal modulo Movimenti occorrerà semplicemente registrare un movimento di scarico. Il risultato atteso sarà quello non riscontrare alcuno scarico di giacenza per l’articolo inserito nel movimento ma, verificare che questo scarico impatta sui componenti della sua distinta base.

Appresso, si descrivono alcuni casi tipici usabili per spiegare al cliente come procedere.

Caso 1: articoli acquistati al singolo pezzo e venduti o consumato al singolo pezzo, senza distinta base

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