Per creare l'anagrafica di un dipendente o di un collaboratore esterno, recarsi in Risorse > Anagrafica (1).

L'anagrafica può essere creata da tasto Nuovo (2), caricata massivamente con file CSV (3).

Creandola da tasto Nuovo, i primi dati da valorizzare sono il campo Tipo anagrafica (1) e Tipologia anagrafica (2).

Il Tipo anagrafica definisce la natura giuridica (e fiscale) del contatto, mentre la Tipologia anagrafica definisce la relazione tra la nostra azienda e il contatto (cosa è per noi).

Per censire dunque un Dipendente il campo Tipologia anagrafica sarà "Persona fisica" mentre occorrerà spostarsi sulla tab Tipologia anagrafica (3) e selezionare la voce "Dipendente" e indicare la data di inizio rapporto (4).

Per censire un Collaboratore esterno (ad esempio un collaboratore a partita iva) il campo Tipologia anagrafica sarà "Ditta indiviuale / Professionista" e nella tab Tipologia anagrafica (3) andrà selezionata la voce "Collabaoratore esterno" indicando anche qui la data di inizio rapporto (4).

La Data di Fine rapporto (5) va inserita solo in occasione dell cessazione del rapporto di lavoro.

Nella Tab Dati anagrafici si censiranno tutte le informazioni generali dell'anagrafica. Si rimanda alle note  per eventuali informazioni sui campi.

La tab Dati amministrativi contiene i dati necessari a gestire i rapporti amministrativi con l'anagrafica: si tratta di una tab disponibile solo per alcune Tipologie anagrafica. Si rimanda alle note   per eventuali informazioni sui campi.

Nella tab Account si crea l'utenza ovvero si concede l'accesso ad Innoova Erp al nominativo appena censito (vedi faq apposita).

Le anagrafiche dei dipendenti saranno disponibili sia in Risorse > Anagrafica che in Risorse > Personale > Dipendenti, modulo da dove sarà possibile inserire dati aggiuntivi sul dipendente quali ad esempio tipo di contratto di lavoro, orario di lavoro,costo orario,  inquadramento ed altro ancora.

Le anagrafiche dei collaboratori esterni saranno disponibili sia in Risorse > Anagrafica che in Risorse > Collaborazioni > Collaboratori esterni modulo da dove sarà possibile inserire dati aggiuntivi sul collaboratore quali ad esempio costo orario, inquadrarlo rispetto alle sue mansioni in azienda ecc.

Possiamo inserire in maniera elettronica la richiesta ferie direttamente da  Risorse > Personale> Richiesta ferie

Con il tasto Nuovo si crea una nuova richiesta di ferie: inserire la data di inizio e quella di fine.

La funzione è fruibile da ciascun utente che potrà evidentemente inserire la richiesta solo per se stesso.

Gli utenti che  in Risorse > Personale > Dipendenti nella propria scheda alla linguetta Inquadramento siano settati come responsabili di uno o più uffici  (la responsabilità si attribuisce flaggando il campo "Attiv"  ovvero responsabile delle attività) nella richiesta delle ferie visioneranno tutte le risorse umane collegate all'ufficio per il quale si è responsabili.
Ciò in quanto si potrà inserire una richiesta in loro vece o visionare il piano ferie del proprio gruppo di lavoro.

La richiesta di ferie arriverà tramite messaggio privato e memo nell'agenda al responsabile del personale identificato in
Configurazione > Azienda > Responsabili aziendali + Responsabile personale  che dovrà quindi procedere alla  valutazione ed approvazione della richiesta.

Una volta approvata, la richiesta sarà ufficialmente valida ed inserita in automatico nel foglio presenze.

Se si vuole inviare una conferma al richiedente, è possibile vistare il parametro in
Configurazione > Risorse > Foglio presenze + Invia SMS a dipendente per approvazione ferie/permessi

Se si vuole bypassare l'approvazione, settare il seguente parametro in

Configurazione > Risorse > Foglio presenze + Disabilita approvazione richieste personale

Per far comparire un nominativo nell'elenco delle funzioni di richiesta ferie e richiesta permessi, nella scheda dipendente del nominativo in questione deve essere settato il flag " Foglio presenze"

Se trovate quindi i nominativi degli agenti, è probabile che abbiate settato questo flag erroneamente.

Possiamo inserire in maniera elettronica la richiesta di permessi direttamente da  Risorse > Personale> Richiesta permessi.

La tipologia di permesso è già tabellata e prevede le più comuni tipologie di permesso orario).

Con il tasto Nuovo si crea una nuova richiesta di permesso: inserire la data e l'orario di inizio e di fine.

La funzione è fruibile da ciascun utente che potrà evidentemente inserire la richiesta solo per se stesso.

Gli utenti che  in Risorse > Personale > Dipendenti nella propria scheda alla linguetta Inquadramento siano settati come responsabili di uno o più uffici  (la responsabilità si attribuisce flaggando il campo "Attiv"  ovvero responsabile delle attività) nella richiesta di permessi visioneranno tutte le risorse umane collegate all'ufficio per il quale si è responsabili.
Ciò in quanto si potrà inserire una richiesta in loro vece.

La richiesta di permesso arriverà tramite messaggio privato e memo nell'agenda al responsabile del personale identificato in
Configurazione > Azienda > Responsabili aziendali + Responsabile personale  che dovrà quindi procedere alla  valutazione ed approvazione della richiesta.

Una volta approvata, la richiesta sarà ufficialmente valida ed inserita in automatico nel foglio presenze.

Se si vuole inviare una conferma al richiedente, è possibile vistare il parametro in
Configurazione > Risorse > Foglio presenze + Invia SMS a dipendente per approvazione ferie/permessi

Se si vuole bypassare l'approvazione, settare il seguente parametro in

Configurazione > Risorse > Foglio presenze + Disabilita approvazione richieste personale

Modulo che consente di registrare le assenze per malattia dei dipendenti. 
Come in tutti gli altri moduli vi è la possibilità di conservare il file inviato dall'Inps eseguendo l'upload nella apposita cartellina gialla.

Il modulo di richieste rimborsi spese consente al singolo dipendente / collaboratore di inserire le proprie richieste di rimborso spese.

Il medesimo inserimento può essere richiesto dalla Web App Time consentendo alla risorsa umana di utilizzare una interfaccia molto comoda attraverso il proprio smartphone.  Per maggiori informazioni contattare il proprio referente commerciale).

Il medesimo inserimento può ovviamente essere inserito da una figura di segreteria debitamente autorizzata ad inserire le richieste in nome e per conto dei vari dipendenti.

La raccolta dati è utile sia per poter contabilizzare velocemente tutte le ricieste pervenute, sia per attribuirne i costi alle commesse ed ottenere report dettagliati sugli stessi.

Grazie ai filtri, infatti, possiamo ottenere il resoconto diviso per tipologia e commessa dei rimborsi in base alla data iniziale e finale oltre che la lista degli stessi.

Le richieste di rimborso presentano all'utente una maschera di inserimento diversa in base alla tipologia dei rimborsi. Innoova Erp infatti gestisce diverse tipologie, e nello specifico:

Rimborso chilometrico

Se stiamo richiedendo un rimborso la cui tipologia prevede un rimborso chilometrico dovremo inserire i chilometri, la procedura si occuperà di calcolare il totale in base all'importo inserito nella tipologia

Rimborso a forfait

Se stiamo richiedendo un rimborso la cui tipologia prevede un rimborso a forfait non dovremo inserire ulteriori dati, l'importo è fissato nella tipologia rimborsi.

Rimborso libero

Se stiamo richiedendo un rimborso la cui tipologia prevede un rimborso libero dovremo inserire l'importo totale del rimborso.

Time è una webApp che consente ai dipendenti che operano in mobilità di indicare l'inizio e la fine della propria giornata lavorativa.

L'abilitazione parte sempre dal menù Risorse > Utenti 
I check dipendono dai moduli contrattualizzati ed attivano le seguenti funzioni:

- Attività: consente al dipendente di ricevere la notifica delle attività assegnate e di rendicontarle. Ogni rendicontazione viene convogliata nell'Erp sia a livello di Foglio presenze che nel modulo PRoduzione > Attività

- Presenze: abilita il dpendente a cominicare inizio e fine della giornata lavorativa. La webapp può essere abilitata anche a rilevare la posizione Gps nell'esatto momento in cui viene indicato l'inizio o la fine lavoro.

- Rimborsi: è una funzione che consente la rendicontazione delle spese sostenute durante l'espletamento delle attività lavorative (pedaggi, pranzi, pernotti ecc). La funzione prevede ovviamente ch enll'Erp sia attivo il relativo modulo.

Una volta creata (o estesa) l'utenza del dipendente, egli potrà collegarsi con il browser del proprio smartphone all'indirizzo

https://nomeazienda.innoovaerp.com/time

Dopo aver inserito username e password (identici a quelli utilizzati per l'eventuale accesso all'Erp, otterrà una schermata che presenterà le funzioni per cui l'utenza è stata abilitata.

Con l'abilitazione "Presenze", verranno esposti i due tasti  [Timbra ingresso] e [Timbra uscita]

Con l'abilitazione Attività, vengono proposti dei grafici che indicano quante attività sono dal lavorare o da prendere in carico.

Cliccando sul menù  con le tre linette, si accederà alle funzioni utili per l'inserimento delle richieste di ferie e permessi.

Ogni azione eseguita sulla WebApp avrà immedato riscontro sull'Erp.

Foglio presenze

Alimentato dall'inserimento dei rapporti di lavorazione, il foglio presenze permette di rendicontare le ore impiegate nel mese da tutti i dipendenti dell'azienda tenendo conto di lavoro ordinario, lavoro straordinario, ore viaggio, ferie, malattia, permessi e, se gestita, anche la pausa pranzo.

Per le installazioni che prevedono il controllo di gestione verranno raccolti i seguenti dati:

Report Task/Commessa

- l'imputazione del task farà confluire il costo delle ore lavorate nel Report della commessa.

Analisi risorse umane (abc)

- l'imputazione della tipologia di attività consente di estrarre bilanci ed analisi delle attività con il metodo ACB activity based costing presente nel menù Produttività

Report gestionale (in alcune istanze si chiama Report azienda),

A) se in Configurazione > Amministrazione > Controllo di gestione è settato su "Basato sulla classificazione dei task"

a1) se il task è valorizzato il costo delle ore lavorate confluirà nei centri di attività nei quali è classificato il task e più esattamente nel blocco dei Costi Specifici variabili alla voce "Manodopera diretta" a prescindere da che "tipologia attività" è stata inserita.

a2) se il task è valorizzato con 0 (zero) e la tipologia di attività rendicontata è legata ad un centro di attività, il costo delle ore lavorate confluirà nel centro di attività legato alla tipologia di attività e più esattamente nel blocco dei Costi Specifici variabili alla voce "Manodopera diretta"

a3) se il task è valorizzato con 0 (zero) e la tipologia di attività rendicontata è una attività comune (ovvero non è legata ad alcun centro di attività) il costo delle ore lavorate confluirà nel blocco dei Costi Generici alla voce "Manodopera diretta".

B) se in Configurazione > Amministrazione > Controllo di gestione è settato su "Basato su "centri di attività"

b1) il costo delle ore lavorate confluirà nel centro di attività legato alla tipologia di attività e più esattamente nel blocco dei Costi Specifici variabili alla voce "Manodopera diretta" a prescindere che il valore del task sia valorizzato (in tal caso il costo confluisce comunque nel Report del task), sia che sia valorizzato a zero (in tal caso nulla andrà in Report task);

b2) se la tipologia di attività è comune (ovvero non è legata ad alcun centro di attività) il costo delle ore lavorate confluirà nel blocco dei Costi Generici alla voce "Manodopera diretta".

E'possibile importare un file .CSV generato da procedure esterne cliccando sul tasto "scegli file"

La formattazione del file deve rispettare la seguente nomenclatura:

Task;Data;ID_della_Risorsa;Ore

il separatore è il ; puntoevirgola.

Il formato della data può essere indifferentemente il formato italiano (GG-MM-AAAA o GG/MM/AAAA), o il formato Iso (AAAA-MM-GG); il sistema interpreta comunque correttamente la data.

Nel caso in cui la procedura da voi utilizzata per rilevare le presenze fornisse un file con un formato diverso, contattate il supporto tecnico (attraverso l'apertura di un ticket) per verificare la possibilità di una personalizzazione.

La rendicontazione sui fogli presenza, è finalizzata a raccogliere le ore lavorate dalle singole risorse umane.

Questo tipo di rendicontazione è indicato ad esempio per le attività di Body Rental, dove la necessità è di rilevare quante ore ha lavorato la Risorsa Umana terziarizzata e presso quale cliente (commessa/task), senza occuparsi troppo di specificare cosa è stato fatto all'interno dell'attività stessa.

Questo metodo di rendicontazione può essere utilizzato dal singolo lavoratore dotato di credenziale di accesso al sistema ed apposito permesso su Risorse > Utenti > Permessi + Inserimento foglio presenze

oppure

può essere utilizzato dall'ufficio del personale o da un addetto (segreteria, capo squadra); in tal caso l'addetto alla rendicontazione deve essere appositamente autorizzato da Risorse > Dipendenti + Tab Inquadramento dove per ciascun centro di attività per il quale sarà autorizzato a rendicontare, dovrà essere validato il flag Attiv.

E' il caso di specificare che il foglio presenza può essere popolato anche:

• attraverso l'importazione di fogli csv generati da altri sistemi di rilevazione.
  La formattazione del file deve rispettare la seguente nomenclatura:
  Task; Data; ID_della_Risorsa; Ore
  I campi devono essere separati dal ; puntoevirgola.
  Il formato della data può essere indifferentemente il formato italiano (GG-MM-AAAA o GG/MM/AAAA), o il formato Iso (AAAA-MM-GG); il sistema interpreta comunque correttamente la data.
  
  
• collegando un terminale iclock o una app di rilevazione orari

Come si compila il foglio presenze

Percorso: Risorse > Personale > Inserimento foglio presenze

Campi da compilare:

• task / commessa = campo opzionale che collega l'attività svolta ad una commessa esistente, ribaltandone i costi.
• tipologia attività = indica la tipologia di attività svolta. Tale classificazione va gestita su Configurazione > Risorse > Tipologia attività e consente (almeno in questo modulo) di suddividere le attività per ufficio.
• risorsa umana = indica la RU che ha espletato l'attività
• Ore = quante ore sono state impiegate per l'attività specificata

Sarà il sistema, basandosi sugli orari standard inseriti in Configurazione > Risorse > Foglio presenze a calcolare eventuali ore straordinarie.

Operando sui parametri presenti in Configurazione > Risorse > Foglio Presenze

si ottengono una serie di campi aggiuntivi:



Ord = ore ordinarie | Str = ore straordinarie | Viaggio = ore impiegate nel trasferimento

Rimborso = consente di collegare alla riga di presenza, anche un rimborso spesa (Configurazione > Risorse > Tabelle accessorie + Tipologia rimborsi)

Ris. Tecnica = se appositamente previsto in Configurazione, è possibile far indicare l'utilizzo di una risorsa tecnica (attrezzatura, automezzo ecc).

Se si valorizza il campo "Stampa lettera accompagnatoria per richieste rimborsi" è possibile altresì consentire la Stampa di lettera accompagnatoria utile per riepilogare ed asseverare le richieste dei rimborsi. La stampa viene generata dal tasto Esporta.

Può essere utilizzato da ciascun lavoratore dotato di credenziali di accesso al sistema ed apposito permesso:

Risorse > Utenti > Permessi + Attività

Può essere utilizzato dall'ufficio del personale o da un addetto (segreteria, capo squadra) per rendicontare le attività svolte dai vari addetti. In tal caso l'addetto alla rendicontazione deve possedere il permesso sui vari nominativi

Risorse > Utenti > Permessi + Attività + Permessi Specifici con i seguenti flag spuntati: Vede|Legge|Scrive

Configurazione del Report di lavorazione

Attraverso la combinazione dei parametri che si trovano in Configurazione > Produzione > Report e Fatturazione Attività è possibile modificare il comportamento del Report di lavorazione per adattarlo alle varie esigenze.

L'accesso avviene da Produzione > Attività > RL Giornaliero o dal widjet Rendicontazione presente nelle dashboard.

Vediamoli singolarmente:

Rendicontazione standard

Tutti i parametri che si trovano in Configurazione > Produzione > Report e Fatturazione attività restano non vistati.

Si ottiene un report che consente la ricerca delle attività attraverso il "live search", con il quale basta digitare parte del nome del cliente o del contenuto dell'attività per ottenere un elenco delle stesse ancora aperte.

Questo tipo di rendicontazione è indicata quando a rendicontare sono le singole risorse umane. Si nota in alto a destra la tendina che elenca in genere il nominativo dell'utente autenticato. Se l'utente è un "responsabile delle attività", potrà visionare, inserire, correggere le attività inserite dai suoi sottoposti.

Rendicontazione con ricerca attività da fumetto

Valorizzando la chiave di configurazione "Rendicontazione con ricerca attività da fumetto" si ottiene una rendicontazione simile alla precedente, ma la ricerca delle attività può essere effettuata selezionando dapprima il cliente e successivamente le singole attività con l'ausilio della lente di ricerca.

Il funzionamento dei due metodi è praticamente lo stesso; in genere si sceglie il primo metodo (quello con ricerca a testo libero quando si rendicontano sia attività legate a task/commesse che attività slegate.
La seconda metodologia è più indicata per coloro che vogliono che la rendicontazione sia strettamente legate a clienti/task/commesse.

Note:

• una sostanziale differenza fra i due metodi sta nel fatto che con quello Standard le attività da rendicontare possono essere create al volo cliccando sull'icona , mentre il report con ricerca a fumetto non lo consente, per cui le attività devono essere create antecedentemente dal modulo Produzione > Attività + [Nuovo] o dall'Agenda.
• se si desidera raccogliere la rendicontazione anche per le Risorse Tecniche, abilitare nelle singole Tipologie di Attività il flag "Richiedi RT in tipologia attività"

Rendicontazione con scelta multipla delle risorse

Da Configurazione > Produzione > Report e Fatturazione attività, settare il flag Rendicontazione con scelta multipla delle risorse

Questo tipo di rendicontazione è più indicata per quelle realtà che delegano l'inserimento della rendicontazione ad un unico utente (ad esempio capo squadra o segreteria). Non è possibile utilizzarlo per rendicontare attività a quantità o per inserire richieste di rimborsi.
Si notano bene i riquadri che consentono di rendicontare in un unico record le attività di più Risorse Umane o Risorse Tecniche (Risorse > Risorse tecniche) il cui valore orario sarà derivato dal campo Vari (H)
selezionandole dai rispettivi riquadri.

Per ottenere una rendicontazione contemporanea per più risorse e con la ricerca delle attività selezionando dapprima il cliente e successivamente le singole attività con l'ausilio della lente di ricerca, settare il parametro
Rendicontazione con ricerca attività da fumetto

Una ulteriore opzione, valida solo per la Rendicontazione con scelta multipla delle risorse è quella di abilitare la chiave
Rendicontazione con indicazione dell'orario dalle/alle che consente di trasformare i campi dell'orario in Ordinario e Straordinario

Parametri

Se si prevede che durante gli interventi si potrà fornire merce e/o ritirare la merce rifiuto (ad esempio merci identificate come pericolose), bisognerà settare le causali di magazzino in Configurazione > Produzione > Integrazione con RL

Se la scelta di fatturare le attività dovrà essere effettuata durante la rendicontazione, si provveda a settare il seguente parametro: Configurazione > Produzione > Proporre scelta per fatturazione attività

Fatturazione delle attività:

• se è stato preventivamente settato il parametro di scelta, il sistema proporrà una tendina con la scelta se fatturare SI/NO
• se il settaggio di cui sopra non è stato effettuato, il sistema provvederà a mandare in fatturazione le attività che in Configurazione > Risorse > Tipologia Attività sono settate come "da fatturare", a meno che questa attività non rientri fra quelle che il contratto prevede come "Incluse"
• se nel contratto è stato valorizzato il campo "Fattura materiale rendicontato" in rendicontazione si potrà selezionare il materiale, indicando anche eventuale lotto o partita.

Chiusura dell'attività

L'ultimo campo da valorizzare è  
Se in grigio, l'attività è ancora da completare, se in in verde, l'attività risulta completata e quindi, eventualmente, fatturabile.

Il parametro che gestisce la comparsa di questo campo è Configurazione > Produzione > Configurazione > Disabilitare Chiusura Attività Veloce

Appena l'attività sarà registrata come chiusa, il sistema valuterà i seguenti parametri:

• l'attività è stata indicata come attività da fatturare?
• l'attività è collegata ad un contratto?
• rientra fra le attività incluse o escluse del contratto?

Sulla base delle suddette informazioni l'attività verrà proposta in Produzione > Attività alla voce Attività da fatturare

Cliccando sul numerino rosso in alto a destra Attività da fatturare, si accederà all'elenco delle attività espletate che sono ancora in attesa di essere validate prima di andare in fatturazione.

Azionando il filtro, sarà possibile selezionare le attività per cliente o per periodo. E' sempre possibile eseguire un download in excel per generare un file da inviare al cliente e richiederne l'approvazione.
Per validare le attività, cliccare sull'icona

Per non inviare l'attività in fatturazione e quindi spegnerla, cliccare su

Tutte le attività validate, saranno fatturate. Troverete le fatture in Contabilità > Fatturazione.

Se le attività recano la scritta "Immediata" genereranno la fattura immediatamente, se invece recano l'indicazione di "mensile" o "trimestrale", le relative fatture saranno emesse alla fine del mese o del trimestre, accorpando tutte le attività per cliente.

Questa periodicità di fatturazione va settata all'interno di ciascun contratto.